創(chuàng)造精彩的監(jiān)理投標書
發(fā)布時間：2013-06-21 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
隨著監(jiān)理企業(yè)市場競爭的加劇，投標活動也變得越來越多，編制一份良好的投標書是不可缺少的一個環(huán)節(jié)。結合多年的投標經(jīng)驗，總結出在實際工作中遇到投標密集的情況下，一人從容面對大量的標書，而保質(zhì)保量地完成編標任務的辦法。
企業(yè)為了多接業(yè)務，凡有一線希望的監(jiān)理項目，公司都要去努力去爭奪一番；同時為了在投標中勝出達到中標的目的，監(jiān)理企業(yè)會想方設法提高投標書的水平。當然是否中標有多方面因素決定，但良好的投標書是不可缺少的一個環(huán)節(jié)。根據(jù)多年投標經(jīng)驗，我們得出以下結論，作為編制標書的努力方向。
(1) 兩個極端：一是最好的標書也不一定能中標；二是因為投標過程或標書錯誤導致廢標，肯定中不了標。因此我們公司的指導思想：每次投標都提供自己能夠做到的最好的標書；標準內(nèi)容齊全，針對具體項目編制，杜絕重大錯誤，適時改進。
(2) 標書可能有50個主要內(nèi)容，在評標過程中多數(shù)內(nèi)容會被統(tǒng)計而被評分，也許只有三個內(nèi)容被重點關注，那么這三個內(nèi)容就代表整個標書的水平。也許有一個內(nèi)容不好而使整個標書黯然失色。對策：每個內(nèi)容都要精彩。
(3) 生動人物形象：上海一般要求總監(jiān)的簡歷，而嘉興則要每個監(jiān)理的簡歷，每一次投標都會有具體要求。人物是監(jiān)理的靈魂，要用豐富的真實內(nèi)容，生動的人物形象，不要簡單的一句話介紹。完善畢業(yè)證書、上崗證、職稱證書等資料。
(4) 吸引眼球5分鐘：目錄基本反映標書內(nèi)容，有沒有針對性，構思如何等，針對多數(shù)標書都是長篇的文字，所以應插些照片、主題頁，這樣一目了然。標書的裝訂也是給人的第一印象，裝訂精美而不夸張，完整準確恰當?shù)乇磉_需要表達的內(nèi)容，達到切題、美好、熱情、創(chuàng)新的效果。在基本明確了編制標書的努力方向后，下一步要努力的是如何快速地做到，在過去的實際工作中，有時會遇到投標很密集的情況，比如說一周以內(nèi)要拿出7套標書，那么就對做標書的人員提出了很高的要求，因為現(xiàn)在監(jiān)理公司一定會考慮人員的成本的，做標書的人不會很多。去年我們公司只有筆者一人做標書。既要從容面對大量的標書，又要做到不加班，就必須有一些特別的辦法才能保質(zhì)保量地完成任務。這方面我的總結如下。
1 要有良好的使用電腦技術體現(xiàn)在幾個方面：
(1) 電腦自動生成目錄。編制標書時從文檔結構中看出標書的主要內(nèi)容，想看哪都可以立即點擊到哪里，便于保證標書內(nèi)容的完整，實現(xiàn)多次檢查。這一點很多非專業(yè)人員做不到，雖然多數(shù)人都會用word。
(2) 電腦制圖、制表、段落編輯以及excel和autoCAD軟件的使用要熟練，否則有些環(huán)節(jié)不能通過。比如招標提供CAD電子圖紙資料，有些表格或計算要用excel。這些軟件的使用水平要達到專業(yè)熟練的程度，否則都可能浪費大量時間而完不成任務。
(3) 掃描件的使用加快編制速度。在很多招標文件中都要求提供投標人的業(yè)績、總監(jiān)的業(yè)績以及監(jiān)理人員證書、中標通知書等資料的復印件。把公司所有類似的資料全部制作掃描件，用電腦查找、編輯，然后一次打印出來。這樣比較快速，更有利于類似標書的編制，避免了反復查找復印這些證書的原件或復印件。
(4) 互聯(lián)網(wǎng)的運用。辦公電腦能夠上網(wǎng)，是工作所必須的，可以在網(wǎng)上學習、下載資料等等。
2 標書內(nèi)容板塊的準備。標書的內(nèi)容是針對具體項目編制的，但并不是說每個項目的投標書都是全新打造，我認為要做大量的準備工作和平時進行積累。比如說建筑工程基本上有多層、高層、地基、基坑、地下室等內(nèi)容；市政工程有道路、橋梁、雨污水管道、污水廠等內(nèi)容；還有綠化、農(nóng)業(yè)設施等，這就要求平時要有這方面資料的準備，而且要預先鑒別好壞，以便在需要時準確運用。
3 有效工作，前后順序清楚；設置嚴格的檢查環(huán)節(jié)，杜絕重大錯誤力求一氣呵成，這是經(jīng)驗之談，比如封面和一些固定的標書內(nèi)容，我的經(jīng)驗是一次編制、檢查、到打印出成果(單獨杜絕重大錯誤，是編制標書的基本要求之一。我想很多編制標書的人都有這樣的同感，那就是害怕出錯。因為投標過程原則性很強，如投標的時間、投標人的名稱等如果錯誤，那就是廢標，損失是非常慘重的，對個人的影響也是惡劣的，所以都害怕出錯，經(jīng)常提心吊膽，總是想哪里會有錯誤。我在編制標書的過程中設置了3次有記錄的檢查環(huán)節(jié)，分別是電子版完成檢查、標書打印完成檢查、標書密封前的檢查；與之相配套的有一張投標項目信息表，進行記錄(記錄了，清楚了，心理就踏實了)。檢查的內(nèi)容分一級查錯和二級查錯，一級查錯是檢查有重大影響的文字，有可能導致廢標的一些內(nèi)容，比如說：工程名稱、工程報價、日期、投標人名稱、招標人名稱，以及商務標的授權委托書、投標函、建設工程監(jiān)理投標簡況表、投標承諾書等單項內(nèi)容的全部。這些單項完整的內(nèi)容從頭至尾全部檢查，每個字都不能錯，不能漏，不能漏簽名，不能漏章。二級查錯是不會導致廢標或性質(zhì)不太嚴重的小一點的錯誤。
4 標書的針對性有關標書針對性的評論是標書編制者聽到最多的。一般評價標書好壞都要說標書的針對性強不強，招標文件評分細則里有一條是：“對本工程監(jiān)理重點和施工難點分析的準確性和針對性，采取措施的合理性、正確性和可行性狀況”。這項內(nèi)容是充分體現(xiàn)監(jiān)理單位監(jiān)理水平的內(nèi)容，理應由投標人中最有水平的人執(zhí)筆，或具體的監(jiān)理人員來寫。一般來說標書編制者就應該是有這方面才能的高級工程師，有多年實際的監(jiān)理經(jīng)歷，才能擔此重任，代表投標人的水平。當然從更廣義的標書針對性上看，作為標書編制者，要根據(jù)評分細則的每一條逐一檢查，以免漏項，或沒有體現(xiàn)投標人的真實的能力。監(jiān)理投標書是一種思想的產(chǎn)物，也是實際工作的積累；是一個人的工作成果，也是公司內(nèi)部多人合作不斷創(chuàng)新的實踐探索。
標書的水平不是靜止的，應該隨著實際投標人監(jiān)理水平的提高而提高，隨著社會的發(fā)展而發(fā)展。適時改進是投標人的愿望，是開拓市場的有力武器。
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